iPhone、iPad、MacのApple Mailで自動返信を設定する方法
出張でオフィスを離れているときや特定のメールに対して事前に定義された返信を送信する必要がある場合、Apple Mailで自動返信を設定することが役立ちます。このガイドでは、iPhone、iPad、Macでの設定方法を示します。さらに、iCloud MailやOutlookでの自動返信の作成プロセスも紹介します。それでは始めましょう。
Apple Mailにおける自動返信とは何ですか？
自動メール返信を作成すると、受信したメールには自動的にその返信が送信されます。ほとんどの場合、人々は休暇に出かけたり、他の理由で仕事を離れているときに不在通知を設定します。
例えば、自動返信は通常、「6月1日から6月8日までオフィスを離れます。戻ったらメールに返信します。」といった内容です。
オフィスを離れているときのメッセージに加えて、自動メッセージを使用してクライアントや顧客などに応答する自動メール返信を作成できます。ただし、iPhoneにはいくつかの制限があります。
iPhoneのメールアプリの制限
iPhoneのメールアプリは、Microsoft Exchangeなどの特定のクライアントに対してのみ自動応答を作成できます。したがって、ほとんどの他のメールプロバイダーに対しては、iPhoneにはメールで自動返信を設定するための直接的でネイティブな方法がありません。
しかし、macOSアプリはより大きな柔軟性を提供します。したがって、Exchangeアカウントを持っていない場合は、Macの手順に進むか、iCloudメールの方法を試すことをお勧めします。
逆に、GmailユーザーはiPhoneのGmailアプリ内で直接不在通知を設定できます。
Outlookアプリのユーザーには、Exchange、Office 365、Outlook.comアカウントの不在通知メッセージをサポートしているため、若干多くのオプションが利用可能です。詳細は後ほど！
iPhoneまたはiPadのApple Mailで自動返信を設定する方法
Exchangeなどのメールアカウントを使用している場合は、以下の手順を使用してメールで自動返信を設定できます。
- 設定アプリを開く → メールを選択します。
アカウントをタップ → メールアカウントを選択します。
- 自動返信を選択すると、設定してオンにするまで「オフ」と表示されます。
自動返信オプションは、使用しているメールアカウントがApple Mailアプリでそれを許可している場合にのみ表示されます。 <&47;em> - 上部の自動返信トグルをオンにします。
オプションで、終了日を選択して、特定の日付と時刻に自動返信を停止することができます。何も選択しない場合は、このセクションに戻って自動返信のトグルを手動でオフにすることができます。
- 不在メッセージボックスに返信を入力してください。
- 組織外の人々に異なるメッセージを送信したい場合は、外部不在メッセージのトグルをオンにし、オプションでメールに返信するオプションを選択し、その下に返信を入力してください。
完了したら、右上の保存をタップしてください。
iPhoneのメールには自動返信の開始日オプションがないため、作成した返信はすぐに送信されます。メッセージを先に設定して後で有効にしたい場合は、自動返信スイッチをオフにしてください。準備ができたら、ここに戻って再度オンにしてください。
MacのApple Mailで自動返信を設定する方法
他のメールアカウントのために不在通知を設定したり、特定の条件下でのみ送信したりすることを検討しているかもしれません。macOSでは、Mailアプリでルールを設定することで、柔軟性を持ってこれを行うことができます。
Macでメールアプリを開きます。メニューバーでメール → 設定を選択します。
ルールタブに移動 → ルールを追加を選択します。
- ポップアップウィンドウに説明を入力してください。これはあなたのルールの名前としても機能します。
- Ifセクションでは、条件を設定します。ドロップダウンメニューからanyまたはallを選択して、ルールを任意の条件またはすべての条件に適用します。
最初の条件をFromとラベル付けされたドロップダウンボックスを使用して設定します。たとえば、件名、含むを選択し、キーワードやフレーズを入力できます。または、アカウントを選択し、リストから接続されたメールアカウントを選ぶことができます。
- 別の条件を追加するには、右側のプラス記号をクリックして詳細を入力してください。
- 次のアクションを実行するの下で、最初のドロップダウン矢印をクリックします。
メッセージに返信するを選択してください。
ポップアップウィンドウに返信を入力し、OKを押して保存します。
- 別のアクションを追加するには、右側のプラス記号をクリックし、詳細を入力してください。
完了したらOKを選択してください。
受信トレイ内の既存のメールにルールを適用するかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。これは不在通知メッセージであり、まだ開始したくない場合は適用しないを選択し、すぐに送信したい別の種類の返信であれば適用を選択してください。
- ルールリストには、新しいルールがチェックボックス付きで表示されます。これはアクティブであり、すぐに開始されることを意味します。待ちたい場合は、チェックボックスのチェックを外し、送信を開始したいときにここに戻ってチェックしてください。
さらに、終了日を設定できないため、返信を停止したいときにこの場所に戻り、そのためのボックスのチェックを外してください。
ヒント: Macのメールで設定できる他の種類のルールについては、メールの色分け手順を参照してください。
iCloudメールで自動返信を設定する方法
iCloudメールアカウントを作成した場合、自動返信を設定したい場合は、iCloud.comのウェブサイトを通じて行うことができます。
このオプションの最も良い点は、iPhone、iPad、またはMacのいずれのデバイスからでも、開始日と終了日を設定して返信をスケジュールできることです。
- iCloudメールを訪問し、Apple IDでサインインします。
- サイドパネルが開いていない場合は、左側のメールボックスを表示するアイコン（四角）を使用してください。
設定ギアアイコンを選択 → 設定を選択します。
- 左のペインで自動返信を選択します。
メッセージを受信したときに自動的に返信するの横のボックスをチェックしてください。
- 開始と終了のための日付と時間を入力してください。どちらか一方、または両方を使用できるため、必要に応じて手動で返信を開始または終了できます。
メッセージボックスに返信を入力してください。
- 左上のXを使ってウィンドウを閉じてください。
- 自動メッセージを手動で開始または終了することを選択した場合は、この場所に戻り、自動返信ボックスをチェックまたはチェックを外してください。
上記の方法があなたの状況に合わない場合は、特定のメールサービスプロバイダーの自動返信オプションを確認することもできます。たとえば、Microsoft Outlook、Gmail、Yahoo Mailはすべて自動返信機能を提供しています。
ここでは、Outlook.comで不在通知を設定する方法を説明します。Outlookの自動返信をどこで作成しても、同じMicrosoftアカウントを使用している他のOutlookアプリと同期する必要があることを覚えておいてください。
ボーナス
Outlookで不在時の自動返信を設定する方法
- Outlookのホームページにアクセスし、Microsoftアカウントでサインインしてください。
- 右上の設定ギアアイコンを選択します。
左側のメールを選択し、右側の自動返信を選択します。
- 右側の自動返信をオンにするを切り替えます。
- 返信をスケジュールする場合はボックスにチェックを入れ、日付と時間を選択してください。この期間中にOutlookカレンダーを管理するオプションもあり、ボックスにチェックを入れることで利用できます。
- 下のボックスにメッセージを入力し、必要に応じてエディタを使用してフォーマットしてください。
- オプションで、返信を連絡先のみに送信するのチェックボックスをオンにします。
保存をクリックし、右上のXを使用してウィンドウを閉じてください。
自動返信を検討する
さまざまなオプションを使用して、Appleデバイスで簡単にメールの自動返信を作成できます。これは、送信者に一定期間オフィスを離れていることを知らせたり、クライアントに自動的に感謝のメッセージを送信したりするための丁寧な方法です。
Apple Mailで自動返信を設定しますか？もしそうなら、これらの方法の中でどれが最適か教えてください！
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